マサトです。
どんな仕事をしていても、MTGは必ず行っていると思います。
朝礼という形式もあれば、1対1で行うものもあるでしょう。
その中でも、部署単位での全体MTGは最も重要な意味を持ちます。
本日は、パラリーガルがどのようなMTGを行っているかについて、お話しします。
「パラリーガルのMTGは、どんなことを話しているの？」
「パラリーガルのMTGには、弁護士も参加するの？」
パラリーガルの仕事において、部署MTGは貴重な時間です。
なぜなら、パラリーガルは職人のように個々で業務を遂行することが多いため、MTGを行わないと自分だけの狭い範囲でしか仕事をしません。
そうなると、事務所の目標などを見失ったり、自分独自の仕事のやり方に固執してしまい、パラリーガルとしての成長が望めないのです。
本記事を読んでいただき、パラリーガルとしての成長に繋げていただければと思います。
パラリーガルの部署MTGには2種類ある
パラリーガルのMTGは、どんなものなんですか？
大きく分けると、共有・確認のためのMTGと議論が必要になるMTGの2つがあります。
パラリーガルの仕事において、部署MTGは2種類に分かれます。
現在の案件数や解決事例、部署目標などを共有・確認するMTGと、問題を出し合い解決方法を議論するMTGです。
より重要なのは、前者の共有・確認するMTGの方となります。
なぜなら、現状の把握や目標の理解がないと、問題解決などできるはずがないからです。
通常、MTGというと共有・確認するMTGのことを指します。
たまに、両方を一緒に行っているケースを目にしますが、非常に効率が悪くなります。
話が飛んでしまい、度々議論に発展してしまう。
スタッフも、MTGの目的が共有なのか議論なのかわからなくなり、モチベーションが下がる。
結果、何時間も時間を浪費してしまい、得るものもほとんどないという事態になってしまうのです。
管理者にファシリテーションのスキルがあるのであれば、両方一緒に行ってもいいと思います。
問題解決のMTGでは、例えば生産性向上の方法などについて意見を出し合い、解決方法を決めます。
生産性向上は、パラリーガルの仕事において重要なことです。
詳しくは、こちらの記事をお読みください。
パラリーガルのMTGの参加者は部署単位
パラリーガルのMTGには、弁護士も参加するのですか？
通常は、部署MTGに弁護士が参加することはありません。
パラリーガルの仕事は、法律事務を行っているパラリーガルだけではなく、管理者、契約社員、派遣社員、アルバイトなど、多くのスタッフが関係します。
部署MTGの場合は、弁護士は参加せず、部署のスタッフ全員が参加するのが普通です。
管理者は、進行役として参加するのが当然ですよね。
パラリーガルの管理者の仕事については、こちらの記事をお読みください。
アシスタントと呼ばれる、正社員以外のスタッフについても、MTGには参加すべきです。
部署全体で共有・確認することで、全体の共通認識を統一することができ、最大のパフォーマンスを発揮することができるからです。
共有・確認するMTGの内容は大きく4つ
MTGでは、具体的にどんなことを共有するのですか？
大きく分けて4つあります。
共有・確認するMTGが、パラリーガルの仕事において重要だとお伝えしました。
では、具体的にどんな内容について話をしているのでしょうか。
大きく分けると以下の4つです。
目標の確認
パラリーガルの仕事にも、目標は存在します。
営業の仕事でいうところの、売り上げ目標ですね。
パラリーガルの場合は、事件処理数やスキル向上となります。
しかし、それは個々の目標ですよね。
個々の目標の上位には、部署目標が存在します。
そして、部署目標の上位には部門目標があるのです。
最終的には、事務所の目標というのが最上位にきます。
それを、しっかりとスタッフに浸透させることが必要です。
進むべき方向を、しつこいくらいに確認しておくことで、スタッフがバラバラの方向をみることがなくなります。
現状把握
現在の部署全体の案件数や、個々の持ち件数などを把握します。
毎週、何件くらいの案件が入ってくるのか、何件くらい処理しているのか、他のパラリーガルは何件くらい案件を持っているのかなどです。
例えば、自分は今50件持っていて、結構業務量的にきついなと感じている。
しかし、Aさんは80件持っているのに余裕がありそうだ。
この差はなんだろう。
このように、他のスタッフとの比較をすることで、気づきに繋がることもあります。
将来予測
現状を把握したら、今後の予測を共有します。
今後、案件数が増えるの減るのか横ばいなのか、それがわからないとスタッフも不安になりますよね。
今後はこういうふうになりますよということを共有することで、スタッフも色々と考えることができます。
もっと効率を上げないといけない、少し余裕ができそうだから研修でも受けようかなど。
事例の共有
冒頭でもお伝えしたように、パラリーガルの仕事は職人のようなものです。
自分の案件しか見ていないと、知見が広がりません。
他のパラリーガルが処理した案件を共有することで、新しい発見があったりします。
あの裁判所にこんなことを言われた、あの案件の処理にはこんな方法があった、あの弁護士とはこういうふうに業務を行えばいい。
そういったことを共有することで、個々のスキルアップに繋がり、部署全体のスキルアップに繋がるのです。
MTGの頻度は週に1回がベスト
MTGは、月に1回ではダメなのですか？
月に1回では、タイムリーに情報共有できませんし、コミュニケーション頻度も足りません。
部署MTGの頻度は、月に1回がベストです。
MTGの時間は、30分から1時間は必要になります。
毎日だとやりすぎですし、月に1回だと少なすぎます。
1週間では、あまり状況に変化がないと思うかもしれませんが、全く何も新しいことがないということはありません。
週に1回、タイムリーに共有することが大切です。
また、個々で仕事しているパラリーガルは、他のスタッフとのコミュニケーションも薄くなりがちです。
週に1回のMTGを、コミュニケーションの場として活用すれば、チームとしての一体感も増していくことでしょう。
まとめ
パラリーガルの仕事は、チームで行うことで飛躍的に成長スピードが高まります。
自分で調べて、自分で解決するというのは大事なことですが、それだけではパラリーガルとして不十分です。
自分で調べたことを、他のスタッフにも共有してチーム全体で成長する。
他の人の知識を積極的に吸収する。
チームで成長していこうとする姿勢を持つことで、自分自身も成長していくことができるのです。
