マサトです。
パラリーガルの仕事は、弁護士の法律業務をサポートすることです。
パラリーガルの詳しい仕事内容については、こちらの記事をお読みください。
裁判所や依頼者からの電話対応、書類作成や郵送業務といった事務作業がメインとなっています。
最近は、新型コロナの影響によって在宅ワークをする方が増えていますよね。
パラリーガルも例外ではありません。
本日は、パラリーガルが在宅ワークをする際に必要な準備について、お話しします。
「パラリーガルの仕事も、在宅ワークはできるんですか？」
「在宅ワークをするには、どんな準備が必要ですか？」
パラリーガルの仕事も、在宅ワークは可能です。
ただ、当然ある程度の環境が整っている必要はあります。
ノートPCがあって、Word、Excel、メールが使えればいいというわけにはいきません。
本記事では、パラリーガルが在宅ワークをするために必要な準備について解説します。
在宅ワークには顧客データ等にアクセスできる環境が必要
パラリーガルの業務も、在宅ワークできるのでしょうか？
全く問題ありません。まずは、顧客管理システムにアクセスできるようにしましょう。
顧客管理のシステムなどを使用している場合は、外部からもアクセスできるようにしておくことが必要です。
最近では、ほとんどの法律事務所で顧客管理システムを導入していると思います。
その場合、かなりの業務をシステムを通して行っているはずです。
したがって、在宅ワークでシステムにアクセスできないとなると、大幅に生産性が下がることは間違いありません。
まずは、システムにアクセスできる環境を整えるようにしましょう。
Excelなどを使用している場合は、共有フォルダに入れるようにさえなっていれば、問題ありません。
在宅ワークでも電話対応をできるようにする
電話対応などは、プライベートの電話で対応するしかないですか？
できれば、在宅用の携帯を用意したほうがいいですが、無理であればSUBLINEなどを利用しましょう。
パラリーガルは、裁判所や依頼者と電話で話すことも仕事です。
一次受けする部署がなければ、電話を取ることも必要になるでしょう。
事務所に誰もいないような場合は、電話を転送することが必要になります。
プライベートの電話に転送させるのか、転送用の携帯電話を支給するのか、まずは転送で電話を受けられる体制を整えることが必要です。
電話転送には手続が必要になるので、若干準備が面倒かもしれません。
ランニングコストもかかります。
一次受けをする部署があるのであれば、電話を受けるということは考えなくても大丈夫です。
全て折り返し対応にすれば、それで解決できます。
電話をかけることは、プライベート電話でも対応可能ですが、通信費の負担などを考えなくてはならないため、できれば在宅ワーク用の携帯を支給したほうがいいでしょう。
もしくは、SUBLINEなどを利用すれば、プライベート電話に仕事用の番号を設定することも可能です。
気を付けるのは、同居人に会話を聞かれないようにすることです。
パラリーガルの仕事は、個人情報が溢れています。
シェアハウスなどに住んでいる場合は、在宅ワークをしないほうがいいでしょう。
Wifi環境は在宅ワークでは必須
自宅にWifi環境がないのですが、在宅ワークは可能ですか？
ポケットWifiがあれば、問題ありません。
最近では、有線でパソコンにネットワークを繋いでる人は、ほとんどいないと思います。
有線の場合、パソコンの設置場所が限定されてしまうので、在宅ワークをするのであればWifi環境は必須といえるでしょう。
自宅にWifi環境があるのであれば、それを使用すれば問題ありません。
もしない場合は、ポケットWifiを契約しましょう。
在宅ワークをする時は書面は極力利用しない
自宅に、書面などを持ち帰って仕事をしてもいいですか？
事務所の許可があればいいですが、極力書面の持ち運びは避けるべきです。
電話もそうですが、書面にも個人情報が満載です。
厳重に管理ができるのであれば、書面を自宅に持ち帰って仕事をしてもいいですが、極力持ち歩かないようにしたほうがいいでしょう。
また、自宅で書面を印刷したりFAXを送ったりということも避けるべきです。
万が一なにかあったときに、大きな問題となります。
在宅ワークをするのであれば、パソコン上で書類を作成し、出勤時に印刷をしたり出勤しているスタッフに対応してもらうのが、一番安心できる方法です。
パラリーガルは、常に個人情報に気を遣わなければなりません。
まとめ
パラリーガルも、在宅ワークをすることは可能です。
新型コロナの感染リスクを軽減するためにも、積極的に導入すべきだと思います。
しかし、個人情報には細心の注意が必要です。
在宅ワークをするのであれば、しっかりと体制を整えてから行うようにしてください。
