マサトです。
パラリーガルは、法律事務を行うのがメインの仕事です。
しかし、法律事務だけをしていればいいというわけではありません。
法律事務を効率的に行い、生産性を高めていくことが求められます。
結果的に、弁護士の業務効率も上がりますし、依頼者の利益にも繋がっていくのです。
本日は、パラリーガルの業務改善の仕事についてお話しいたします。
「パラリーガルの仕事って、法律事務だけじゃないんですか？」
「パラリーガルの業務改善って、どんなことするんですか？」
パラリーガルのメインの仕事は、確かに法律事務です。
しかし、その法律事務で最大限のパフォーマンスを発揮するためには、業務改善が必須なのです。
業務改善も含めて、パラリーガルの仕事だと考えましょう。
パラリーガルの仕事について詳しく知りたい方は、こちらの記事をお読みください。
本記事では、パラリーガルの業務改善の仕事についてお伝えします。
日々のパラリーガルの仕事に、活かしていただければ幸いです。
パラリーガルの業務の無駄をなくす
法律事務の無駄をなくすって、例えばどんなことですか？
代表的なものだと、チェック作業です。
例えば、チェック作業です。
法律事務は、ミスがあると依頼者の人生に影響します。
事務所や弁護士の信頼も、傷つけてしまうことにもなるでしょう。
そのため、チェック工程を多く設けていることが多いのです。
どんなに気を付けていても、人間がやる作業です。
ミスを全くゼロにすることは、絶対にできません。
そういう意味では、チェック作業というのは絶対に必要になります。
しかし、やりすぎは無駄でしかありません。
例えば、10回に1回はミスが発生するような作業は、チェック作業をしないとリスクが高いです。
しかし、10000回に1回しかミスが発生しないのに、ダブルチェック、トリプルチェックをしていたら、それは無駄です。
もちろん、ミスが致命的なもので、絶対に発生させてはならないものであれば、それでもいいかもしれません。
しかし、ミスがあってもそこまで影響が大きくないものであれば、10000回に1回の可能性のためにダブルチェックをするのはやりすぎです。
チェックにかかる作業量を減らすことでのメリットと、10000回に1回のミスによるデメリットを比較して、どちらが事務所全体の利益になるのかを考えるのが、パラリーガルには必要です。
パラリーガルの業務はシンプル化が重要
シンプル化するなんて可能なんですか？
複雑だからこそ、シンプル化する余地がたくさんあります。
例えば、作業工程です。
法律事務というのは、ただでさえ専門的で複雑なものです。
それを、この場合はこうする、これは例外的な対応が必要になる、念のためこの項目もチェックするなど、どんどん枝分かれしていくと、さらに複雑になってしまいます。
それであれば、例えば作業工程を分けて分業にし、一人ひとりの業務をシンプルにしたほうが、間違いなく効率があがります。
極端な例ですが、3人のパラリーガルが相続、交通事故、離婚の3分野の業務を全て行うよりも、1人は相続、1人は交通事故、1人は離婚に業務を絞ったほうが、効率がいいですよね？
覚えることも少なくなるし、成長スピードも速くなるに決まっています。
また、業務を絞ることで専門性も高まっていきます。
さすがに、ここまで分業にするのは極端過ぎますが、なるべくシンプルにするという発想は絶対に必要です。
あまりやりすぎると業務が単調になり、モチベーションの低下にも繋がるので、うまくバランスを取ることを意識しましょう。
システム化することでパラリーガル業務を効率化
法律事務所のシステムなんてあるんですか？
意外とたくさんあるんですよ。
法律業界は、紙を使用することが非常に多いです。
だいぶシステム化が進んできましたが、紙から完全に脱却するのは難しいでしょう。
また、顧客管理をエクセルで行っているという事務所も多いですね。
システム化をすることで、大幅に業務効率を上げる余地がまだ残っています。
例えば、エクセルの関数を使用する、マクロを作成する、システムを導入するなど、規模によって選択肢はたくさんあります。
問題は、そういった発想が出てくるかどうかです。
ボタン一つで受任通知が出てくる、和解書が作成できる、顧客データを一覧にできる、そういったことが可能なんだと知らなければ、そもそもシステム化しようとは思わないはずです。
そういった発想が出てくるためには、日頃から情報収集をしておくことが大事です。
今は、法律事務所のためのシステムがたくさんあります。
そういった情報を日々収集しておき、顧客が増えたタイミングなどで検討できる環境を整えておきましょう。
まとめ
今回は、3つの業務改善についてお伝えしました。
細かいところまでやろうと思えば、どこまででも業務改善を行うことは可能です。
しかし、それだけに力を注いでパラリーガルの本業である法律事務が疎かになっては、本末転倒です。
あくまでも、法律事務を効率よく行うための業務改善だというのを、忘れないでください。
逆に、法律事務が仕事なのだから業務改善など不要だと考えてもいけません。
法律事務だけだと、パラリーガルとしての成長には限界が出ます。
パラリーガルとして大きく成長していくためにも、業務改善という意識をもって仕事をしていただくのがいいでしょう。
